Краткое описание процесса приёма оборудования и заполнения сделки

• Во время приёма оборудования найти созданную сделку с клиентом и переместить её в воронку своего сервиса из воронки «Входящие»;
• Если сделка с клиентом ещё не создана, — создать новую сделку в воронке своего сервиса;
• Добавить в сделку контактную информацию;
• Переименовать сделку по принципу: вид оборудования + марка + модель;
• Узнать и дополнить сделку информацией о заявленных неисправностях и дополнительных услугах (тех. обслуживание, утилизация запчастей, фотофиксация);
• При необходимости проставить нужные теги (Доставка, Эксперт, Безнал) и заполнить дополнительную информацию о клиенте: адрес и название организации;
• Определить срок диагностики для клиента: от одного до трёх дней;
• Распечатать акт приёма оборудования в двух экземплярах;
• Расписаться в актах, отдать один экземпляр клиенту, а второй оставить себе.

На приём одного оборудования (от внесения информации до распечатки актов приёма) выделяется не больше 5 минут.

Шаг 1. Найти сделку с клиентом

Часто бывает такое, что до того, как клиент привёз своё оборудование, сделка с его данными уже создана и находится в воронке «Входящие». Поэтому прежде, чем создавать новую сделку, нужно проверить наличие уже созданной сделки с этим клиентом.

Единственный способ это сделать — ввести номер телефона клиента в поле «Поиск и фильтр». Если сделка с клиентом уже создана, то её нужно переместить в воронку своего сервиса на этап «Приём оборудования».

На видео ниже показано, как искать сделки по номеру телефона и что делать с уже созданными сделками 👇🏻

После проверки номера есть три варианта развития событий:

1. Сделка с этим клиентом ещё не создана — создаём новую;

2. Сделка с этим клиентом уже создана — используем существующую сделку;

3. Сделка с этим клиентом уже создана, но у клиента несколько оборудований — используем существующую сделку и создаём новые.

Шаг 2. Заполнить информацию

1. Сделка ещё не создана

Если после поиска сделки по номеру телефона нет заранее созданных сделок с этим клиентом, то нужно создать новую сделку. Чтобы создать новую сделку, нужно в воронке своего сервиса на этапе «Приём оборудования» нажать на кнопку «Быстрое добавление».

Перед вами появятся поля, которые необходимо заполнить в полном объёме: контактная информация о клиенте, также информация об оборудовании и дополнительных услугах.

КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

1. Контакт: Имя

В поле «Контакт: Имя» записываем имя и фамилию клиента. Их нужно узнать во время приема оборудования.

2. Контакт: Телефон и Email

В поля «Контакт: Телефон» и «Контакт: Email» вы должны записать телефон и электронную почту клиента. Эти данные тоже нужно узнать во время приема оборудования.

3. Контакт: Оповещение

В поле «Оповещение» необходимо выбрать один из четырех способов оповещения клиента об этапах диагностики и ремонта: Email, Ватсап, СМС, Телеграм.

Перед тем, как выбирать способ оповещения, нужно узнать у клиента по какому из этих каналов ему было бы удобно получать оповещение о завершении диагностики и ссылку на дефектовочный акт с калькуляцией стоимости ремонта.

4. Контакт: Адрес клиента

В случае, если клиенту будет или была осуществлена доставка оборудования, нужно написать адрес клиента в поле «Контакт: Адрес клиента».

5. Компания: Название

В тех случаях, когда клиент обратился к нам от лица организации вы должны узнать и указать название его организации в поле «Компания: Название».

В случае, если у клиента несколько оборудований (то есть нужно создать несколько сделок) вам не придётся заполнять контактную информацию заново для каждой сделки — достаточно заполнить один раз и привязать только что созданный контакт к остальным сделкам клиента.

На этом заполнение информации о клиенте завершено.

ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОБОРУДОВАНИИ И ДОП. УСЛУГАХ

Дальше вы переходите к заполнению информации об оборудовании и дополнительных услугах:

1. Название

В поле «Название» нужно занести название сделки по принципу: вид оборудования + марка + модель.

Например: Газонокосилка Husqvarna LC 140

Название сделки нужно писать с большой буквы, как марку и модель оборудования. Марка и модель оборудования нужно писать на том языке, на котором они были написаны производителем.

Правильно: Husqvarna, Honda, Makita, Briggs & Stratton, DDE и тд.

Неправилно: хускварна, хонда, макита, бригс стратон, дде и тд.

Со правильным написанием большинства марок вы можете ознакомиться на этой странице: Бренды.

Если на этой странице нет нужной вам марки, то правильное наименование можно найти с помощью Гугла.

2. Заявленные неисправности

В поле «Заявленные неисправности» нужно указать заявленные неисправности со слов клиента. При этом рекомендуется уточнять у клиента информацию, которая поможет вам в ходе диагностики.

Например, клиент может заявить о том, что его оборудование глохнет, но не уточнить о том, что оно глохнет после 30 минут работы.

3. Стоимость диагностики

В поле «Стоимость диагностики» нужно указать стоимость диагностики в случае отказа от ремонта.

Цены на диагностику указаны на сайте сервиса, либо на странице: Стоимость диагностики оборудования.

Стоимость диагностики в случае, когда клиент пришел от партнера «Эксперт» — 0 рублей.

4. Техническое обслуживание

Узнать у клиента требуется ли техническое обслуживание оборудования и выбрать в поле «Техническое обслуживание» нужный пункт.

5. Оставить запчасти сервису

Узнать у клиента будет ли он забирать после ремонта заменённые детали и выбрать в поле «Оставить запчасти сервису» нужный пункт.

Если клиент оставит запчасти сервису, выбрать пункт «Да». Если заберет их себе — пункт «Нет».

6. Фотофиксация

Узнать у клиента требуется ли фотофиксация найденых в ходе диагностики неисправностей и выбрать в поле «Фотофиксация» нужный пункт.

При этом нужно объяснить клиенту, что отправить ему фотографии неисправностей, возможно только через мессенджеры Ватсап или Телеграм, либо по электронной почте.

7. Срок диагностики

В поле «Срок диагностики» нужно выбрать через сколько дней будет завершена диагностика оборудования. Срок диагностики зависит от того, сколько сделок находится на этапе «Ожидание диагностики»:

— от одной до четырёх сделок: 1 день;

— от пяти до девяти сделок: 2 дня;

— от десяти сделок и больше: 3 дня;

8. Тег «Эксперт»

В сделках, в которых клиент обратился к нам через нашего партнёра, необходимо указать тег «Эксперт».

9. Тег «Безнал»

Зачастую, если клиент обращается за ремонтом от имени организации, то оплата будет осуществляться по безналичному расчету. В этом случае вам необходимо указать тег «Безнал».

9. Тег «Доставка»

По мимо адреса клиента в случае доставки оборудования, нужно указать тег «Доставка».

10. Сервис

Так же во вкладке «Основное» есть поле «Сервис», в котором можно выбрать адрес сервиса, в котором приняли оборудование. Как правило нужный адрес подставляется автоматические при перемещение или создании сделки на этапе «Приём оборудования».

Перед тем, как перемещать сделку на этап «Ожидание диагностики», убедитесь, что в поле «Сервис» указан адрес сервиса, в котором вы принимаете оборудование.

Все вышеперечисленные данные об оборудовании и дополнительных услугах относятся не к клиенту, а к его оборудованию. Поэтому очень важно не забывать заполнять необходимые поля во время приёма оборудования во всех сделках от одного клиента.

Например, клиенту может понадобиться фотофиксация неисправностей только у первого оборудования из трёх, а техническое обслуживание только для второго оборудования. Также замененные детали от некоторых оборудований он может предпочесть забрать себе, а от других оставить в сервисе.

Стоит обратить внимание на то, что все поля, кроме адреса клиента и названия компании, являются обязательными к заполнению. Вы не сможете перевести сделку на следующий этап, если не заполните все обязательные поля.

После того, как вы заполнили поля информацией о клиенте и его оборудовании, нужно нажать на синюю кнопку «Добавить» и переместить сделку на этап «Ожидание диагностики».

Чтобы добавить ещё одно оборудование от этого же клиента, создайте новую сделку, нажав на кнопку «Быстрое добавление». Перед тем, как создавать вторую сделку перезагрузите страницу в браузере, иначе у вас может не привязаться только что созданный контакт к новой сделке.

Рекомендуется начинать ввод контактных данных с номера телефона, чтобы можно было выбрать уже существующей контакт и привязать его к новой сделки.

Если во время приема оборудования необходимо создать несколько сделок от одного клиента, то название каждой сделки необходимо пронумеровать по порядку.

Например, если клиент привёз четыре оборудования и два из них одинаковой марки и модели, то названия сделок будут выглядеть следующим образом:

1. Газонокосилка Husqvarna LC 140

2. Бензорез Stihl TS 420

3. Бензорез Stihl TS 420

4. Культиватор Champion EC 750

На видео ниже показан весь процесс добавления новых сделок от одного клиента👇🏻

2. Сделка уже создана

После того как вы нашли сделку в поиске по номеру телефона, вы должны перевести её в воронку своего сервиса на этап «Приём оборудования» и заполнить в ней недостающую информацию.

Как правило в сделке уже записаны: вид оборудования, имя клиента и номер его телефона.

Вам нужно дополнить остальную контактную информацию: фамилию и имя (если оно не записано) клиента, электронную почту, способ оповещения и при необходимости название компании и адрес клиента.

Также вам нужно узнать и дополнить информацию об оборудовании и дополнительных услугах. По мимо этого нужно проставить необходимые теги.

Процесс добавления информации в новую сделку и существующую отличается. В новой сделке вся информация добавляется сразу во время создания этой сделки. Чтобы добавить информацию в существующую сделку, вам нужно будет открыть карточку сделки и дополнять информацию уже там — в открытой сделке.

После того, как вы занесли всю необходимую информацию, вам необходимо перевести эту сделку на этап «Ожидание диагностики». Перевод сделки на другой этап, помимо перетягивания карточки в воронке продаж, можно осуществить внутри сделки (см. видео).

На видео ниже показан процесс редактирования уже созданной сделки. В этом видео продемонстрирован случай, когда частный клиент пришел от партнёра, будет оплачивать наличными и не воспользуется доставкой. Поэтому поле с адресом клиента и названием его компании нужно оставить пустыми, а диагностики будет стоить ноль рублей 👇🏻

3. Сделка уже создана, но у клиента несколько оборудований

В такой ситуации вам нужно найти созданную сделку, переместить её в воронку своего сервиса и дополнить контактной информацией и информацией об одном из нескольких оборудований клиента, руководствуясь вторым пунктом этого раздела — «Сделка уже создана».

Для оставшегося оборудования необходимо создать новые сделки, руководствуясь первым пунктом этого раздела — «Сделка ещё не создана».

Не стоит забывать про порядковую нумерацию сделок.

Шаг 3. Распечатать акт приёма оборудования

После того, как вы переместите сделку на этап «Ожидание диагностики» в ней через секунд 30 сформируется документ «Приём оборудования».

На изображении ниже этот документ выделен оранжевым прямоугольником 👇🏻

Если по какой-то причине этот документ не сформировался автоматически, вам необходимо создать его вручную. Для этого перейдите на вкладу «Документы», выберите в выпадающем списке пункт«Приём оборудования» и нажмите на кнопку «Создать». В течение 30 секунд в сделке появится необходимый документ.

После того, как данный документ сформировался вам нужно его открыть — перейти по ссылке в документе. Перед вами будет акт приёма оборудования, который нужно распечатать в двух экземплярах.

Убедитесь, что данный акт заполнен корректно и в полном объёме, перед тем, как его распечатать.

На видео ниже показано, как этот документ формируется автоматически и вручную, как его открыть и распечатать. Также показано, что будет, если заполнить не все обязательные поля. 👇🏻

Шаг 4. Расписаться во всех необходимых документах и отдать одни экземпляры клиенту

После того, как вы распечатаете акт приёма оборудования в двух экземплярах, распишитесь в обоих и дайте расписаться клиенту.

Помимо этого акта вы и клиент должны расписаться в двух экземплярах документа «Условия диагностики и ремонта». Этот документ должен быть распечатан у вас заранее.

Также у вас заранее должны быть распечатаны информационные брошюры для частных и юридических лиц.

Когда вы и клиент расписались во всех необходимых документах, отдайте одни экземпляры клиенту вместе с информационной брошюрой, а вторые оставьте себе.

Итого

После приёма оборудования у клиента на руках должно быть три листа: акт приёма, условия диагностики и ремонта, информационная брошюра.

У вас на руках должно быть два листа: акт приёма, условия диагностики и ремонта.

На всех документах, где это необходимо, должна быть ваша подпись и подпись клиента.

Шаг 5. Наклеить наклейку с номером сделки

После того, как вы закончили приём оборудования, возьмите подходящую по размеру наклейку и приклейте её на только что принятое оборудование.

В специальное поле на наклейке напишите маркером номер сделки из ЦРМ.